إجراءات على المبتعثين إلى الخارج اتباعها

لا شك أن الإجراءات الواجب على المبتعثين اتباعها تعمل على خلق بيئة مناسبة لها الدور الأساسي في تشجيع التنافس بين الطالبات والطلاب، حيث أن لهذا التنافس الدور الأكبر في تحفيز كل من الطالبات والطلاب إلى مواصلة دراساتهم بشكل متفوق وذلك من خلال توفير فرص العمل لهم ولا سيما الفرص المتميزة التي تناسب كل مبتعث عن غيره وذلك حسب مجال تخصص المبتعث.

لا شك أن هنالك العديد من الإجراءات التي يتوجب على كل مبتعث إلى الخارج اتباعها، حيث تتمثل تلك الإجراءات في التالي:

بعد أن يحصل الطالب المتقدم على القبول المصدق وذلك من الملحق الثقافي في الدولة التي يرغب الابتعاث إليها، وبعد توافر كافة الشروط الضرورية للطالب المتقدم في برنامج الابتعاث، يقوم الموظف بتقديم القبول الخاص بالطالب إلى اللجنة المختصة التي من شأنها أن تقوم برفع الطلب وذلك بعد أن يستوفي جميع البيانات والمعلومات اللازمة إلى ما يُسمى ب "الديوان العام للخدمة المدنية" وذلك وفق نموذج معين يتم عرضه على جهة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية، حيث تعتبر هي الجهة الوحيدة التي من شأنها أن تختص في ابتعاث موظفي جميع الجهات أو اللجان الحكومية ماعدا بعض الجهات التي يتم الابتعاث منها وفق أنظمتها الخاصة مثل كل من الجامعات وكذلك المؤسسات التعليمية المتخصصة.
بعد أن يتم صدور الموافقة من قبل لجنة الابتعاث والخريجين، حيث يتم تبليغ جهة عمل الموظف بالقرار وذلك من أجل إكمال الإجراءات الضرورية، مثل: إصدار قرار الابتعاث، والتذاكر، وكذلك نقل المبالغ المترتبة على ذلك إلى ميزانية وزارة التربية والتعليم، حيث تعد وزارة التربية والتعليم الجهة الوحيدة التي تختص بالصرف على جميع المبتعثين في الخارج، كما يقوم الملحق الثقافي بالصرف على المبتعثين وذلك بعد توافر الاعتمادات المالية اللازمة.
يشترط قبل السفر بأن يقوم المبتعثون بحضور الدورة التي تنظمها الجامعة للمبتعثين، فعلى سبيل المثال، تقوم جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية بتنظيم دورة خاصة للمبتعثين.
لا بد على كل المبتعثين أن يقوموا بالتأكد قبل سفرهم بأنه تم نقل جميع المستحقات المالية من الجهة التي تم ابتعاثه من قبلها إلى ميزانية وزارة التربية والتعليم؛ وذلك كي يتمكن المكتب الثقافي من أن يقوم بالصرف على المبتعث وذلك فور وصوله كي لا يواجه أي من المبتعثين أي من المشاكل المالية.
تشترط لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية أن يصل الموظف للمقر الخاص بالبعثة وذلك خلال ستة أشهر من تاريخ موافقة اللجنة وإلا يعتبر القرار غير نافذ.
يجب على المبتعثين الحصول على تأشيرة دخول دراسية للدولة المبتعَث إليها.
يجب على المبتعثين التأكد من أن التأشيرة لهم وكذلك لأفراد أسرتهم. أما عدا ذلك، فإنه لن يتمكن كل من المبتعثين من البقاء في الدولة ذاتها من أجل الدراسة، كما أنهم لن يستطيعوا القيام بتحويل التأشيرة التي دخلوا بها إلى تأشيرة دراسية.
تقوم جهة عمل الموظف بإصدار التذاكر للمبتعثين ولأفراد أُسرهم إلى المقر الخاص بالدراسة، إذ يشترط لصرف تذاكر الأسرة ألا تقل مدة البعثة عن سنة دراسية بناءً على ما نصت عليه المادة السابعة عشرة من لائحة الابتعاث، كما تقوم جهة عمل الموظف باستكمال الاجراءات المتعلقة بالمناقلات المالية بينها وبين وزارة التربية والتعليم.
إنه من الجيد على المبتعثين الإلمام بالقوانين والأنظمة الخاصة بالدولة المبتعث إليها وذلك قبل سفرهم وذلك ضمانًا لهم في عدم وقوعهم في المحاذير التي يعاقب عليها قانون الدولة المبتعَث عليها.