كيفية التعامل مع الوثائق في عملية التدقيق وما هي العقبات التي توجهك أثناء التدقيق للوثائق


 مفهوم تدقيق الوثائق 
هي عملية فحص ومراجعة وتأكد من أن الوثائق تسير وفق القواعد والأسس الرسمية التي تضمن الحصول على وثائق خالية من أي نوع من الأخطاء وأن الوثائق التي يتم الحصول عليها ذات جودة ومتميزة.

 خطوات تدقيق الوثائق باحترافية 
يتم تدقيق الوثائق بشكل احترافي ومتميز من خلال مجموعة من الخطوات المتسلسلة والمتتابعة، والتي بمجموعها ومجملها يصل المدقق إلى نتيجة بارزة في مستوى تدقيق الوثائق، وللحصول على نتائج مرضية ومتميزة يجب اتباع خطوات تدقيق الوثائق بتسلسل صحيح، وهذه الخطوات كالتالي:

  • الخطوة الأولى في تدقيق الوثائق: التركيز على موضوع الوثائق المراد إجراء تدقيق لها ليسهل التعامل معها

في هذه الخطوة والتي تعد بداية لتدقيق الوثائق يقوم المدقق بقراءة الوثائق قبل المباشرة بالتدقيق ومن ثم يفهم موضوع الوثائق المراد تدقيقها، ومن بعدها يحدد المدقق السعر اللازم لعملية التدقيق، وذلك لأن كل نوع من الوثائق يدقق بطريقة مختلفة عن غيرها ولذلك يختلف السعر من وثيقة لأخرى.

  • الخطوة الثانية في تدقيق الوثائق: مرحلة تحديد الأسعار بين المدقق والزبون لقاء هذه الخدمة

وفي هذه الخطوة يتم التركيز على القيام بتحديد الأسعار من قبل المدقق للوثائق المراد تدقيقها والموافقة من قبل الزبون على السعر المقترح، وإن ومن بعدها تبدأ المباشرة بعملية تدقيق الوثائق، بغض النظر عن نوع الوثائق سواء أكانت وثائق متخصصة أم غير متخصصة.

  • الخطوة الثالثة في تدقيق الوثائق: تحديد ونسب عملية تدقيق الوثائق إلى أحد المدققين

غالباً ما تتم الخطوة السابقة بشكل مباشر مع مكتب للتدقيق والمراجعة، وبعد الانتهاء من الخطوة السابقة التي تم فيها تحديد السعر والاتفاق عليه من قبل المدقق والزبون، يتم إعطاء مهمة تدقيق الوثائق وتسليم نسخة الوثائق لأحد المدققين الذين يعملون في مكتب التدقيق والمراجعة.

  • الخطوة الرابعة في تدقيق الوثائق: المباشرة بعملية ومهمة تدقيق الوثائق

تبدأ عملية تدقيق الوثائق بعد الاتفاق على كل الركائز والأساسيات والمبادئ لتدقيق هذه الوثائق، وبعدها يقع على عاتق المدقق مهمة قراءة الوثائق التي قام بإجراء تدقيق لها مرة أخرى ومن ثم فهم ومعرفة كافة التفاصيل التي تشملها عن كل جزء، وهذا الأمر يساعد المدقق في تدقيق الوثائق باحترافية وامتياز.

  • الخطوة الخامسة في تدقيق الوثائق: أخذ قسطاً من الراحة لبعض الوقت

وتتم في هذه الخطوة أخذ المدقق والقائم بتدقيق الوثائق قسطاً من الراحة لبعض الوقت عند الانتهاء من تدقيق الوثائق بشكل كامل، وأخذ نفس عميق لبعض الوقت من عملية التدقيق، ومن ثم يرجع المدقق ليقوم بقراءة الوثائق وتقييم عملية التدقيق وأن يشمل كل الجوانب التي يتم تدقيقها، ومقارنتها مع الأسس والركائز التي تقيم على أساسها صحة الوثائق، ومن ثم الانتهاء من مهمة التدقيق للوثائق.

  • الخطوة السادسة في تدقيق الوثائق: إجراء عملية المراجعة لتدقيق الوثائق

وهذه المرحلة تختص بالمراجعة والتأكد من صحة تدقيق الوثائق وتطابقها مع الأسس والركائز التي تبنى عليها الوثائق.

  • الخطوة السابعة في تدقيق الوثائق: تسليم نسخة من تدقيق الوثائق

في هذه الخطوة يتم التشييك على كافة الأمور التي تم تدقيقها في الوثائق ومراجعتها مرة أخرى، ومن ثم يتم تسليم العميل نسخة من تدقيق الوثائق الخاصة بالمهمة والخدمة التي طلبها.

 كيفية تدقيق الوثائق 
يتم إجراء عملية تدقيق الوثائق بشكل تام من خلال استخدام التقنيات والأساليب البرمجية، ولكن مع إعطاء الأساليب التقليدية حيزاً من الاهتمام والاعتماد عليها بمستوى لا بأس به في إنجاز مهمات تدقيق الوثائق، وتتم عملية تدقيق الوثائق من خلال إدخالها باستخدام أحد التقنيات البرمجية وذلك للحصول على تدقيق شامل ومتكامل للوثائق، ومن ثم التحقق من مطابقة تدقيق الوثائق للقوانين والأحكام التي يتم الاستدلال بها في البلد.

ومع اعتماد بعض القائمين على تدقيق الوثائق على الاعتماد والتركيز بشكل كامل على البرامج التقنية في تدقيق الوثائق فإن هذا الأمر لا يضمن بشكل قاطع المحافظة على صيغة المراد حفظ الوثائق بها، كما أنه لا يمكن الاعتماد بشكل قطعي على البرامج لتدقيق الوثائق، لهذا فإن هناك العديد من المحددات والعوائق التي تقف في طريق تدقيق الوثائق عبر البرامج.

 العوائق التي تقف في طريق تدقيق الوثائق برمجياً 
تحد بتدقيق الوثائق مجموعة من العقبات التي تقف في طريق تدقيقها برمجياً، والتي تعيق عملية التدقيق أو تمنعها بشكل كامل، مما يخل بمهمة تدقيق الوثائق برمجياً، ويمكن حصر هذه العقبات والمحددات في مجموعة من النقاط كما يأتي ليسهل دراستها والتعامل معها:

  1. العوائق والمحددات لتدقيق الوثائق برمجياً،إن تدقيق الوثائق برمجياً باستخدام أحد برامج التدقيق الذي يستخدمها العديد من البشر، وهذا الأمر لا يتضمن الحصول على تدقيق للوثائق كما هو مطلوب.
  2. عوائق لتدقيق الوثائق بطبيعة الصيغ  التي يتم حفظها بها، وهذا عائق رئيسي حيث أن بعض أساليب التدقيق للوثائق البرمجية لا يتم الاحتفاظ بها إلا بصيغ محدودة وقليلة.
  3. العائق الثالث وهو بطء وضعف عملية تدقيق الوثائق وقصورها، والسبب في ذلك أن البرامج المخصصة لتدقيق الوثائق، والسبب في ذلك أنها تعمل على تدقيق الوثائق من جانب واحد فقط.
  4. العائق الرابع وهو أن تدقيق الوثائق يتم لحد معين من حجم الوثائق لا يتعداه، بحيث أنه يجرى تدقيق الوثائق التي تصل لحجم معين ولا تتعداه، وإن تعدى حجم الوثائق أكبر مما هو مسموح به فإن هذا الأمر يعيق عملية تدقيق الوثائق برمجياً وهذا الأمر يجب أخذه بعين الاعتبار.
  5. العائق الخامس في تدقيق الوثائق وهو أن التدقيق برمجياً يخضع لشكل واحد وهيئة واحدة لعملية التدقيق دون أي ليونة أو مرونة في اتباع عدد من الأساليب والأدلة التي تستخدم في تدقيق الوثائق.
لطلب المساعدة في تدقيق الوثائق يرجى التواصل مباشرة
مع خدمة العملاء عبر الواتساب أو ارسال طلبك عبر الموقع حيث سيتم تصنيفه والرد عليه في أسرع وقت ممكن.

مع تحيات: المنارة للاستشارات لمساعدة الباحثين وطلبة الدراسات العليا - أنموذج البحث العلمي